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您当前位置:首页 > 新闻资讯 > 电子邮件看不见的“邮”戏规则

  作为写字楼里的一员,你可以多久不用电子邮件?除了正文内容,电子邮件还会发送出怎样的信息?你也许不知道,当你点击进入时,那些看不见的“邮”戏规则也随之在你的周围延展开来。

  文︱龙溪薇薇

  很难想象,没有电邮的职场江湖该如何快速高效运转。要知道,90%的职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件:70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件:30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要忍不住登录公司邮箱,生怕错过什么要命的任务。好吧,就算我们有电邮依赖症,这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。下面的电邮故事,也许主角就是你。

  原来它不是我的邮箱

  小林毕业就进入一家货运公司,一干就是五年。这五年里,她使用着公司分配的邮箱。她把公司当作自己的家。

  当公司连年终奖都发不出来时,裁员的风声日益逼近,小林想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位,并试着发送了几封求职简历,其中有一家还是小林所在公司的竞争对手。没想到,用人单位的电话没有等到,她却被请进了公司人事部办公室。人事总监似笑非笑地说:“听说你有自己的打算,现在公司状态不是很好,减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会,公司无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接?”

  小林百思不得其解的是,自己并未向同事透露过任何风声,人事总监怎么会知道她的跳槽打算?虽然她的确萌生去意,但在完全没有心理准备的情况下,被效力五年的公司不动声色地辞退,小林还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时,好像突然悟出了点什么。

  美国Proofpoint公司曾对406家雇员千人以上的美、英公司进行调查,发现超过三分之一的公司曾雇人监控员工的电子邮件,据说是为了防范法律、财务和管理等方面的风险。近三分之一的受访美国公司还表示,在过去一年中曾因电子邮件问题解雇员工。

  答案其实就这么简单,小林五年来一直使用公司邮箱,工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到,会有人经常“偷看”自己的电子邮件,直到被解雇之后她才意识到:“原来,它不是我的邮箱。”

  君子有所抄,有所不抄

  Jack刚从国有单位跳到了外企,直觉最大的一个变化就是——每天收到的邮件数量大大增加。很多邮件看起来和自己毫无关系,却要求阅后及时回复,这让习惯了国企工作流程的Jack觉得很不适应。Jack有自己处理问题的一套习惯,比如不紧急的邮件,他会暂且放一放,若是遇到紧急任务,他会主动跑到老板处汇报工作进度,至于一些他可以独立完成的工作任务,他尽量不去麻烦其他同事。

  但才过了两周,老板就找Jack谈话了,并向他提出三个问题:第一,为什么不及时回复客户和同事的邮件?第二,为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事?第三,为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况?

  一向我行我素的Jack这才明白,自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为,及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项,事实上,他只需简单回复一句:“收到,谢谢。”他以为,一个客户既然由自己负责,就没必要事无巨细抄送其他同事,无故增加他人的邮件浏览量。而事实是,同事需要知道他在做什么,更需要知道客户在做什么,同时这也是他展示自己的良好机会。至于老板,每天工作千头万绪,很难把你的口头汇报牢记心间,要想不忘事、不误事,还是通过邮件书面记录来得保险。

  醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法,老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”,终于有一天,老板忍不住了:“我说,那些鸡毛蒜皮的邮件,你能不能不抄送给我啊?还有,给客户的邮件如果一定要抄给我,可不可以用密送功能?否则在客户面前,我连打哈哈装不知道的权利都没有了。”

  Jack终于明白,君子有所抄有所不抄。该抄送时不抄送,出了成绩你就自个偷着乐吧,出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送,惹恼的是别人,吃亏的是自己。

  不要泄露我的隐私

  小茜是个乐天派,只要看到什么幽默好玩的邮件,都会转发给她的朋友们。

  随着小茜邮箱里的收件人名单越来越长,她接到的“投诉”也越来越多。小茜只好把一些朋友从收件人名单中拿掉,心中还颇有一丝委屈。她的一位朋友是知名高管,这位朋友就经常收到莫名其妙的邮件,内容不是关于求职就是关于推销,发件人还自称是小茜的朋友。她忍不住和小茜对质,原来都是电邮惹的祸。

  小茜每次群发邮件,所有收件人的电邮地址都赤裸裸地显示在收件栏里,这些富有搞笑价值的邮件被四处转来转去,无意中把不该泄露的个人信息散播出去。普通人的邮件地址也许无人问津,但像她这样有名有权的人,收到一些“打秋风”的邮件也是很正常的了。

  小茜这下学乖了,群发邮件时采取密送功能,收件人彼此无法看到电邮地址。吃一堑长一智,过了一段时间,朋友们发现来自小茜的邮件少了很多,内容也不那么“疯颠”了。他们感叹小茜开始变成熟了,也不禁暗暗怀念那个没心没肺、整天发邮件“轰炸”大家的小女孩。

  起手无回,悔之晚矣

  Kevin是一位年轻的公关人,深得大老板赏识。但奇怪的是,Kevin在客户那儿总讨不到什么好,弄不好还会碰一鼻子灰。问题究竟出在哪儿呢?原来,Kevin是个急性子,他发给客户的邮件经常出现拼写错误,要不就是发错了附件,搞得对方打开后一头雾水。虽然这都是些不起眼的小失误,但毕竟让人看了不舒服,觉得此人做事不踏实。

  有几次,Kevin甚至连续拼错了一位客户的英文名字,这下可惹恼了人家,回信时毫不客气地指出了Kevin的错误,并且抄送给了大老板。大老板无奈,把Kevin叫到办公室一阵狠批:“公关人最重要的是什么?是职业素养!如果我们自己做事情都不严谨,客户怎么会全心全意信赖我们,把重要的担子交给我们?”Kevin觉得有些委屈,毕竟自己不是故意的,而且这些小错误也无关大局。当然,做事严谨总是好的,知错能改,善莫大焉嘛!可说归说,做归做——Kevin这么多年养成的毛手毛脚的习惯,岂是一时半会能改掉的?

  没过多久,Kevin又捅了个娄子。一位一贯挑剔的客户,向Kevin的团队提出一项不合理要求,令他颇为恼火。Kevin通过邮件和同事讨论工作任务时,忍不住抱怨了几句,说这位“超级变态”客户的要求简直是“胡搅蛮缠”,如果这项任务能按时完成才是“见鬼了呢”,最好的解决方法就是“不理她”。这封邮件被人回复来回复去,最后转到了大老板那里,大老板看了很生气,再次把Kevin叫到办公室批评:“你怎么能这么说客户呢?我们和客户的关系,是亲密战友,是战略伙伴,有时甚至像谈恋爱一样,她对你态度不好,你就当她是使小性子,给点甜头哄哄她不就好了,何必到处去说对方的不是。”

  Kevin还想争辩,老板继续说:“你有没有想过,这封邮件如果被人转发给那位客户,你的下场是什么?告诉你,你一定会被换掉。转发一封电子邮件不费吹灰之力,你怎么知道别人不会存心害你?要知道,想坐你这个位子的人多得是,要坐稳这个位子,需要的不是抱怨,而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧,这是一门值得掌握的学问。”

  一席话令Kevin心服口服。从那时起,每次点击发送重要邮件之前,他的手指会微微颤抖,再三检查邮件正文和抄送对象是否正确,再次打开附件确认没有问题,然后才小心翼翼发出去。为什么?因为他懂得了一个道理——每个人的电邮都是一张通行证,只有善用你的通行权,才能在职场上畅通无阻!

 

  网络中每天邮件翻飞,其中的故事不可胜数。随着邮件系统的发展,一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能,还增加了很多新型“秘密武器 ”,如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能,霸权功能“不得回复”,甚至还有“阅毕自行删除”这样令人无语的功能。设计者深谙现代电邮战争的奥妙才能做出这么贴心的服务项目。作为每日与电邮打交道的办公人,如果不好好玩转电邮,还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。

  转发一封电子邮件不费吹灰之力,你怎么知道别人不会存心害你?要知道,想坐你这个位子的人多得是,要坐稳这个位子,需要的不是抱怨,而是智慧。而如何通过电子邮件传达你的智慧,这是一门值得掌握的学问。

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